Une entreprise doit posséder et être en mesure de produire de nombreux documents administratifs et comptables. Il est donc impératif de disposer d’un système de classement clair et efficace. La condition sine qua non d’une bonne gestion.
Le classement des pièces justificatives est essentiel pour une bonne gestion d’entreprise
Au cours de son existence, une entreprise accumule de nombreuses pièces justificatives, à commencer par les factures reçues ou émises par ses soins. Il est impératif que ces pièces justificatives soient facilement et rapidement accessibles. Pour cela, un système de classement optimisé et rigoureux est nécessaire. Un tel classement permet, en effet, d’éviter certaines erreurs ou oublis, à l’instar d’une facture qui n’a pas été payée alors qu’elle a été enregistrée. Il permet également d’éviter de potentiels doubles emplois, à l’instar d’une facture ayant été enregistrée deux fois par erreur. De plus, un bon classement garantit que toutes les prestations ou ventes ont bien été facturées puis payées par le client. Pour l’expert-comptable de l’entreprise, c’est également l’assurance qu’il peut accéder à toutes les pièces justificatives nécessaires rapidement et sans difficulté. Un gain de temps considérable qui lui permet de consacrer toute son énergie à apporter des conseils efficaces concernant la gestion de la société concernée.
Les impératifs à remplir pour une comptabilité optimale
Que ce soit pour le plan ou le bilan comptable, la compatibilité d’une entreprise a l’obligation d’être en conformité avec certaines lois en vigueur. Elle doit aussi avoir une valeur probante. Pour atteindre ces deux objectifs, indispensables pour une gestion efficace, cette comptabilité doit respecter plusieurs critères. Elle doit tout d’abord être totalement exhaustive. L’ensemble des opérations menées par l’entreprise doit se trouver dûment enregistré. Il est tout aussi impératif que la comptabilité soit exacte. Il faut bannir absolument tout type d’erreur et d’inexactitude grave concernant un défaut d’inventaire, une caisse créditrice, des erreurs de report ou encore l’enregistrement des recettes, que ce soit en fin de mois ou de semaine. Enfin, l’ensemble des enregistrements doit être constitué de pièces justificatives. Ces documents proviennent tout aussi bien de l’entreprise (bons de livraison, factures de ventes, copies de courrier…) ou de tiers (courriers, factures d’achats, reçus…). Les pièces annexes, telles que les bandes de caisse enregistreuse, le livre des pourboires, la main courante…, ne doivent pas non plus être négligées.
Les documents obligatoires dans le cadre d’une bonne gestion d’entreprise
L’administration peut, à tout moment, demander à une entreprise de présenter sa comptabilité et ses pièces justificatives. Le Code du commerce exige également la tenue de trois registres essentiels. Tout d’abord, le livre-journal qui recense de façon chronologique les opérations touchant au patrimoine de la société. Cet enregistrement, pouvant être paraphé et coté, doit être effectué opération par opération et au jour le jour. Les opérations enregistrées dans le livre-journal comprennent la globalité des opérations réalisées durant l’exercice comptable et apparaissent dans le grand livre. Ce dernier est divisé en différentes rubriques que l’on peut également appeler « comptes ». Enfin, le livre d’inventaire regroupe la valeur et la quantité de tous les éléments de passif et d’actif de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice comptable.
Quelques conseils pour une bonne organisation comptable
En cas de contrôle, l’accès à l’ensemble des documents évoqués ci-dessus est essentiel. Des pièces justificatives et des documents comptables correctement classés garantissent de pouvoir faire face à tout moment et avec la rapidité nécessaire. Les archives de l’entreprise, outre le fait d’être facilement accessibles, doivent également être protégées d’éventuelles dégradations et préservées du vol. De plus, il est vivement recommandé de conserver l’ensemble de ces documents durant un minimum de dix années pour se prémunir notamment contre le risque de litige.
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