L’archivage numérique a ouvert la voie à une nouvelle ère de gestion des archives et des fonds documentaires. Optimiser la gestion des documents papier, c’est gagner de la place mais aussi gagner en clarté, en efficacité et en temps, avoir une meilleure maîtrise des documents et de leur partage, sécuriser l’accès aux données d’une entreprise…
Les avantages de la numérisation sont indéniables, tant pour une entreprise privée que pour un organisme public et quelle que soit la taille de la structure : TPE, PME, ETI, GE… Cette transition numérique peut être appliquée au sein des services commerciaux, juridiques ou des ressources humaines, en apportant plus de fluidité et de sécurité à l’ensemble des collaborateurs dans le cadre de la recherche, de l’accès et du partage d’informations. Mais concrètement, quelles sont les étapes nécessaires pour effectuer une parfaite transition du papier au numérique ?
Définir ses besoins
En amont de la procédure de numérisation et de dématérialisation de vos documents papier, il est indispensable de définir quelles sont vos priorités afin de pouvoir cibler les objectifs à atteindre. Contrairement aux idées reçues, le passage au numérique a un coût : Il nécessite de la main d’œuvre et du savoir-faire pour se dérouler dans les meilleures conditions et offrir un réel retour sur investissement.
L’idée n’est donc pas de numériser tous vos documents de manière exhaustive, mais seulement les plus consultés et ceux qui ont besoin d’être partagés par vos collaborateurs. Quant aux autres documents, ils feront l’objet d’un archivage externalisé pour rester accessibles en un minimum de temps (24h maximum). Il est important de noter qu’à l’heure actuelle, le cadre législatif rend toujours obligatoire la présentation de documents originaux à vocation probatoire, la destruction de certains originaux papiers pouvant même être considérée comme une destruction de preuves, sauf en cas de numérisation fidèle suivant la norme NFZ 42 026 (copies fiables et fidèles) .
Une procédure de numérisation doit donc être parfaitement ciblée et organisée. Pour cela, le choix d’un partenaire spécialisé dans le domaine de l’archivage numérique s’impose. Cette analyse des besoins par un organisme spécialisé est une précaution essentielle qui permet d’optimiser sa démarche, de limiter les risques et d’offrir un bénéfice réel à l’entreprise.
En fonction de la nature des documents à numériser (sécurité, confidentialité…) mais aussi de la fréquence de consultation par les différents services et collaborateurs, les solutions proposées ne seront pas les mêmes ! La numérisation pourra même s’organiser sur le site client pour s’assurer de la confidentialité ou simplement faciliter l’accès au document pour le traitement.
Après avoir procédé à l’analyse des typologies de documents à traiter, un professionnel de l’archivage tiendra compte de leur format et du volume concerné. Il sera alors à même de vous proposer des solutions spécifiquement adaptées à vos besoins et à ceux de chaque service concernant l’accès aux informations, le classement des documents mais aussi leur niveau de confidentialité.
Une fois ces exigences définies, la procédure pourra être lancée, sur la période la plus courte possible afin de vous permettre de poursuivre votre activité en toute sérénité.
Du papier au numérique, 7 étapes parfaitement orchestrées
Prise en charge
Vos documents papier et dossiers sont conditionnés dans des cartons avant d’être transférés par l’organisme en charge de la dématérialisation dans l’un de ses entrepôts, le tout de façon sécurisée. Ils peuvent aussi être acheminés par voie postale.
2. Réception dans l’atelier de numérisation
Les documents sont alors pris en charge par un atelier de numérisation et répartis sur différentes chaînes spécialisées en fonction de leur nature. Certains feront l’objet d’une numérisation standard, d’autres d’une numérisation fidèle. Les livres, plans ou documents fragiles seront orientés vers des scanners dédiés.
3. Préparation des documents papier
L’ensemble des documents est ensuite soumis à une procédure minutieuse afin de les trier et de les dépolluer. Une équipe est chargée d’enlever agrafes et trombones, mais aussi de supprimer les doublons, d’ajouter des patchs pour séparer et identifier les données du document.
4. Numérisation, traitement et indexation
Au cours de cette étape, les documents sont scannés et traités de manière automatisée. Ce traitement permet d’une part d’obtenir des métadonnées afin de les identifier et de les « localiser ». Il permet également de les classer en fonction de leur typologie, ou de les convertir en documents modifiables si nécessaire. Un vidéocodage permet de corriger les erreurs manuellement.
5. Contrôle
Un contrôle est réalisé sur l’ensemble des documents numérisés. Cette analyse permet de valider la quantité et qualité de la production.
6. Mise à disposition des copies numériques ou archivage numérique
Il existe différentes solutions de stockage et de conservation des documents numérisés, à personnaliser en fonction des exigences de chaque entreprise. Leur point commun est de rendre l’accès aux documents numérisés quasi instantané, et leur choix est déterminé par les besoins d’accessibilité, de classement, de confidentialité.
Selon la ou les options envisagées, les documents numérisés peuvent être versés dans la GED (plateforme de Gestion Électronique des Documents destinée à faciliter la recherche d’informations grâce à leur description et à leur classement), dans les systèmes d’information (SI Métiers ERP, SIRH, CRM…) pour être consultés et exploités au quotidien, ou encore hébergés en ligne, de manière à pourvoir y accéder facilement.
Les copies fidèles seront archivées dans un système d’archivage électronique ou SAE, répondant à la norme NFZ 42 013 qui permet de garantir la confidentialité, l’intégrité et la pérennité de documents probants.
7. Traitement des originaux papiers
Une fois l’ensemble des étapes de numérisation réalisées, vient ensuite la dernière phase du processus : l’archivage physique des documents.
Après avoir été reconditionnés à l’identique, les dossiers papier peuvent être conservés par le prestataire pour être archivés dans des entrepôts sécurisés (archivage de documents externalisé auprès d’un organisme spécialisé).
Ils peuvent également être restitués à l’entreprise, ou détruits sur demande en cas de numérisation fidèle.
Envisagez votre transition numérique avec sérénité
Des critères qui mettent en confiance
Effectuer une transition « sur-mesure » pertinente et dans les
meilleures conditions nécessite de faire appel à un prestataire spécialisé dans
la gestion documentaire et l’archivage. En effet, un processus parfaitement
maîtrisé de A à Z est gage de traçabilité et de sécurité !
Pour sélectionner un partenaire fiable et pertinent, il est conseillé de
prendre plusieurs critères en compte :
– Le prestataire est-il en mesure de vous proposer un accompagnement
personnalisé avant, pendant, mais aussi après la numérisation de vos documents
?
– Les solutions envisagées sont-elles agréées et certifiées de manière à être
en parfaite adéquation avec les exigences légales actuelles ?
– Les mesures envisagées vous permettent-elles de maintenir votre activité
pendant la période de mise en place ?
– Un partenaire qualifié et expérimenté, c’est bien. Mais un partenaire reconnu
qui propose un archivage en France, c’est encore mieux pour se sentir en
confiance !
Faites-vous accompagner
En privilégiant un professionnel de la transformation digitale qui répond à ces exigences, vous mettez toutes les chances de réussite du côté de votre entreprise. Dans le domaine de la gestion électronique documentaire notamment, les démarches sont longues et mieux vaut être accompagné.
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