Pour gérer efficacement sa comptabilité, évaluer le patrimoine de leur entreprise et déterminer sa solvabilité, le bilan comptable est un outil indispensable, à établir à la fin de chaque exercice. Voici comment les dirigeants et associés doivent procéder pour réaliser leur bilan comptable, en suivant deux temps forts.
La saisie des écritures comptables
Idéalement, la saisie des écritures comptables est réalisée à l’aide d’un logiciel comptable. Le choix de ce logiciel doit être fait en tenant compte de la taille de l’entreprise et des spécificités de son activité. Une fois le logiciel choisi, il faut saisir les écritures comptables, en les regroupant autour de 8 thèmes génériques :
- les écritures de vente sont saisies à chaque fois que l’entreprise établit de nouvelles factures pour ses clients. A ce stade, il faut renseigner le maximum d’informations possible dans le libellé des écritures saisies (nom détaillé du client, numéro de facture, prestations fournies…) ;
- les écritures d’achat sont entrées dans le logiciel de comptabilité au même rythme que les factures d’achat sont reçues. Comme pour les écritures de vente, la saisie des achats est essentielle. Il faut la réaliser avec le plus de précisions possible, en détaillant les noms des fournisseurs, le numéro des factures reçues, les achats livrés… ;
- les écritures de paie suivent également le cycle de versements des salaires, soit un rythme mensuel pour les paiements de salaire et trimestriel pour les règlements des cotisations sociales. Attention à bien préciser lors de la saisie le numéro et la date des bordereaux concernés ;
- les écritures des déclarations TVA dépendent du régime applicable à l’entreprise. Selon que la TVA est déclarée annuellement, trimestriellement ou mensuellement, les saisies comptables sont effectuées selon la même périodicité ;
- les écritures concernant les emprunts sont saisies lorsque l’entreprise reçoit ses relevés bancaires. A chaque flux financier et à chaque échéance d’emprunt correspond une écriture ;
- à la fin de l’exercice comptable, il faut saisir les écritures d’amortissement. En fonction du mode retenu, il faut calculer l’amortissement de chaque actif de l’entreprise puis saisir les montants en comptabilité ;
- en fin d’année, il est nécessaire de passer des écritures de stocks, pour refléter dans les comptes la réalité de l’état des stocks et de l’inventaire physique des matières premières, marchandises et autres produits ;
- dernière étape de la saisie comptable, les écritures de provisions concernant les créances clients et les provisions pour risques. Lorsqu’un risque est identifié, et lorsque des pertes sont effectivement constatées, il faut saisir les écritures correspondantes en comptabilité.
La révision et l’édition du bilan comptable
A la fin de l’exercice, les dirigeants de l’entreprise doivent procéder à la clôture des comptes. Le logiciel comptable permet de sortir des états intermédiaires à partir des saisies effectuées tout au long de l’année.
Cette révision des comptes est une étape clé pour établir le bilan comptable final. Il est important de vérifier l’ensemble des soldes de tous les comptes de l’entreprise.
Une fois que cette révision a été effectuée, les dirigeants peuvent procéder à l’édition du bilan. Là encore, le logiciel comptable leur simplifie la tâche en éditant automatiquement les documents principaux. Néanmoins, pour l’édition de l’annexe du bilan, il est indispensable, dans la plupart des cas, de faire intervenir un comptable, qui rassemblera l’intégralité des informations nécessaires.
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