Les diagrammes existent en d’innombrables versions, mais certains sont beaucoup plus utilisés que d’autres. Quatre types de diagrammes sont particulièrement populaires, notamment en raison de leur polyvalence. Quels sont-ils ? Et comment en tirer parti ? Les réponses dans les lignes qui suivent.
Pourquoi l’utilisation des diagrammes est-elle essentielle ?
Lors de gestion de projets, les diagrammes permettent de fluidifier les tâches. Ils permettent d’avoir une vue d’ensemble des différentes tâches à réaliser pour avancer efficacement jusqu’à la finalisation des projets.
Lors d’un travail en équipe, il est indispensable d’avoir une vision complète des différentes tâches à réaliser :
- Les tâches en cours ;
- Les tâches à venir.
L’utilisation des diagrammes permet d’avoir une conception visuelle du projet et de son avancée immédiatement. Les chefs d’entreprises et leurs équipes peuvent alors d’un coup d’œil, connaître l’avancée du projet, les étapes à franchir, celles qui n’ont pas été probantes en vue d’optimiser la réalisation du projet en question. Les grandes marques utilisent les diagrammes dans leurs campagnes promotionnelles, et peuvent suivre jour après jour l’évolution de leurs ventes, et l’impact de leurs différentes campagnes. Les entreprises du BTP utilisent également les diagrammes pour connaître l’avancement de leurs chantiers, l’évolution de leurs coûts de production…
Passons en revue dès maintenant, les quatre types de diagrammes les plus populaires :
Le diagramme de processus
Utilisé pour illustrer le fonctionnement d’un processus, l’organigramme de flux de processus est probablement le plus polyvalent de tous. Il permet, entre autres, de :
- cartographier les rôles et les responsabilités au sein d’une organisation pour gagner en clarté ;
- décrire le processus de fabrication ou les intrants qui entrent dans la création d’un produit fini ;
- élaborer une proposition pour un nouveau processus ou projet afin de comprendre sa portée et ses étapes.
Parfois, ce type diagramme utilise un langage ou une notation standard, comme la modélisation et la notation des processus métier.
Le diagramme de flux de travail
Un diagramme de flux de travail permet de comprendre comment les données et les documents circulent au sein de votre organisation. En clair, ce type de diagramme montre la manière dont une entreprise ou un processus fonctionne. Il peut être utilisé pour :
- former de nouveaux employés ;
- découvrir des problèmes potentiels ;
- créer ou organiser votre équipe autour d’une nouvelle procédure opérationnelle standardisée ;
- clarifier les opérations commerciales en montrant une vue d’ensemble de haut niveau.
Si vous souhaitez vous plonger directement dans la création d’un diagramme, il existe des plateformes qui vous permettent d’apprendre à créer des diagrammes en ligne en quelques clics.
L’organigramme swimlane
L’organigramme swimlane ou « en couloir de nage » est utile lorsque vous devez montrer plusieurs flux d’informations côte à côte. Bien qu’il puisse sembler très similaire à un diagramme de flux de travail, ce type de diagramme vous permet de créer différentes catégories où l’activité a lieu.
Un diagramme en couloir de nage est idéal pour documenter un processus complet qui interagit avec différents segments d’une organisation ou qui nécessite une collaboration entre différentes équipes. Des diagrammes plus complexes peuvent inclure cinq, six, voire plus de couloirs, par exemple, pour chaque service de l’organisation ou chaque rôle au sein d’une équipe.
L’objectif des swimlanes est de clarifier et de simplifier un organigramme, alors évitez d’ajouter trop de couloirs et gardez les choses simples !
Le diagramme de flux de données
Un diagramme de données montre la manière dont les données sont traitées. Il est utile lorsque vous voulez concevoir ou analyser un système. Bien qu’il soit le plus souvent utilisé pour le développement et la conception de logiciels, il peut servir à analyser tout type de flux d’informations, comme la façon dont les informations circulent dans une entreprise.
En outre, étant donné que les diagrammes permettent d’exprimer de nombreux types d’informations différents, il est évident que ces quatre types de diagrammes ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Sachez toutefois que les plateformes de création de diagrammes en ligne vous donnent accès à des centaines de modèles vous permettant de créer facilement votre diagramme.
Comment se former à l’utilisation des diagrammes et quelles compétences requièrent-ils ?
Pour se former à l’utilisation des différents diagrammes, bon nombre d’entreprises ont recours à des organismes de formation qui proposent de former leurs collaborateurs dans leurs locaux. D’autres inscrivent leurs équipes à des cours dans des établissements de formation en extérieur. Les prix varient d’un organisme de formation à l’autre, en fonction des besoins des entreprises (chaque entreprise n’a pas les mêmes besoins).
Vous pourrez, si vous ne souhaitez pas investir dans une formation payante, avoir recours à des tutoriels sur internet. Youtube en regorge.
Aucun pré-requis n’est nécessaire pour se former à l’utilisation des diagrammes. Cependant, certains organismes requièrent des compétences spécifiques en informatique.
Quelques bonnes raisons de créer un diagramme en ligne
Comme nous venons de l’évoquer, une plateforme de diagramme en ligne permet de concevoir facilement des diagrammes professionnels. Vous pouvez y trouver une vaste bibliothèque de modèles vous permettant de créer des diagrammes impressionnants et faciles à suivre en quelques minutes. La fonctionnalité de glisser-déposer permet de placer et d’organiser facilement les formes dans un flux logique.
Un diagramme en ligne vous offre également la possibilité de collaborer à tout moment et en tout lieu. Sachant que le générateur de diagrammes est basé sur le Web, vous pouvez créer des diagrammes sur n’importe quel appareil et navigateur sans avoir à installer quoi que ce soit.
Enfin, une plateforme de création de diagrammes vous permet de partager et de présenter vos diagrammes en ligne. Vos collaborateurs peuvent y ajouter des commentaires, discuter en temps réel, apporter des modifications et collaborer pour le compléter.
(Crédit photo : iStock)
