Un commerçant ou une entreprise qui exerce une activité de commerce est confronté à un moment ou à un autre à cette question : quel logiciel de caisse choisir pour mon activité ?
Face à la multitude d’outils pour encaisser ses clients, enregistrer ses achats, gérer son stock ou encore répondre aux exigences de la comptabilité, le choix est vaste. Que vous soyez restaurateur, fleuriste, gérant d’un salon de coiffure ou d’un bar-tabac, vos besoins seront totalement différents.
Découvrez nos 5 critères pour bien choisir votre logiciel de caisse enregistreuse.
Logiciels de caisse : systèmes traditionnels vs systèmes tactiles informatisés
Le logiciel de caisse, aussi couramment nommé « caisse enregistreuse », est une solution adaptée aux commerces de détail qui sert de preuve en matière comptable et fiscale. Il comprend généralement deux volets : un logiciel de gestion commerciale et une interface de vente.
En fonction de la gamme choisie, il permet de gérer les fichiers clients, les fournisseurs, les articles et le stock, les tickets de caisse, mais aussi toute la partie analytique des ventes d’une boutique. Au fil du temps, le système de caisse a beaucoup évolué afin de répondre aux nouveaux enjeux de productivité et de performance.
Les systèmes traditionnels étaient composés de boutons et de claviers plats qui permettaient principalement de réaliser des additions et multiplications pour les taxes, d’imprimer les tickets et relevés de caisse et de rendre la monnaie.
Les nouveaux systèmes de caisse sont dorénavant tactiles et informatisés. Reliés à un ordinateur ou à toute autre solution mobile, leurs fonctionnalités se sont étendues :
- Mode d’encaissement plus souple et plus pointu (programme de fidélité, rapport d’activité quotidien, gestion des stocks et livraisons…) ;
- Pérennisation des informations ;
- Meilleure connaissance des clients ;
- Suivi en temps réel des activités…
5 critères de sélection
Avant de choisir votre logiciel d’encaissement, il vous faudra prendre en compte ces 5 fonctionnalités :
1. Adéquation et adaptabilité avec votre activité
Chaque type de commerce a ses particularités et de ce fait nécessite un logiciel de caisse qui corresponde parfaitement à son activité. Il doit non seulement s’adapter à vos besoins professionnels, mais aussi à vos habitudes de travail.
Avez-vous besoin de lire des codes-barres ? Devez-vous prendre des commandes à distance ? Vous faut-il imprimer des notes en direct ? Devez-vous gérer des menus ? Votre activité nécessite-t-elle des inventaires journaliers ?
Un coiffeur aura sans doute besoin de pouvoir gérer des prises de rendez-vous clients, un catalogue de services et produits, la mise en place de promotions, une carte de fidélité ou des bons cadeaux.
Un boulanger devra pouvoir encaisser rapidement ses clients, gérer des stocks et des livraisons de produits, enregistrer des commandes, configurer la TVA.
Le fonds de commerce d’un restaurateur est de prendre des commandes, de gérer des tables, de composer des menus, en dehors de cuisiner. Il lui faudra donc un outil de caisse polyvalent et fiable à 100 % pour éviter toute rupture de stock sur les produits de consommation.
Un commerçant aura besoin d’une caisse tactile et d’un lecteur de codes-barres qui répondent correctement à chaque sollicitation
2. Simplicité d’utilisation et d’ergonomie
Pour ne pas risquer de perdre du temps à chaque passage en caisse, le logiciel doit être simple d’utilisation. Son interface doit être agréable, ergonomique et fluide.
Par ailleurs, il doit être accessible à tous : équipe dirigeante, employés, saisonniers, etc. Une formation de prise en main doit permettre en quelques heures de prendre possession de l’outil sans trop de difficultés.
3. Respect de la législation en vigueur
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse doivent posséder un outil certifié, c’est-à-dire qu’il doit répondre aux conditions suivantes : sécurisation, inaltérabilité, conservation, archivage des données.
Cette nouvelle réglementation a pour but de lutter contre la fraude à la TVA. Tout manquement à l’une de ces conditions pourra occasionner une amende de 7 500 €.
À noter que la loi n’impose pas à tous les professionnels d’utiliser un logiciel de caisse. Seuls les commerçants et les sociétés soumis à la TVA sont concernés. Sont donc exclus de fait les professionnels avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 82 200 euros et les prestataires de services qui ne dépassent pas 32 900 euros par an.
4. Les services associés
Il peut être intéressant de se renseigner sur les services associés fournis par l’éditeur de logiciel. En effet, une formation, une aide au paramétrage de la nouvelle caisse, une assistance téléphonique, etc., sont des points qui font toute la différence.
5. Le rapport qualité-prix
N’oubliez pas d’analyser le coût total de votre nouvel équipement. En effet, certains éditeurs proposent un tarif attractif, cependant, des frais annexes sont à connaître : frais de mise à jour, coût de l’éventuelle hotline, coûts de maintenance, etc.
Le choix d’un bon logiciel de caisse est essentiel pour la bonne organisation et la légalité de votre entreprise. Celui-ci devra avant tout s’adapter au développement de votre activité, mais aussi aux avancées technologiques.
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